Les dossiers papier freinent votre activité. Si vos conducteurs remplissent encore à la main le rapport d'inspection du véhicule, vous risquez de gaspiller de l'argent. des milliers de dollars par an rien que pour le papier. En outre, un seul rapport d'inspection de véhicule utilitaire erroné peut vous valoir une amende pouvant aller jusqu'à $14,960 fin. Mais il existe une meilleure solution.
Dans cet article, nous aborderons les inconvénients d'un système papier et les avantages d'un système numérique pour les inspections avant et après le départ.
Plongeons dans le vif du sujet.
A Rapport d'inspection du véhicule du conducteur (DVIR) est un rapport quotidien que les conducteurs doivent remplir pour les véhicules utilitaires. Il comprend une inspection avant et après le voyage, effectuée avant et après le quart de travail du conducteur.
L'objectif du DVIR est de garantir la sécurité et l'aptitude à la circulation du véhicule. Les inspections portent généralement sur des éléments essentiels tels que les freins, les pneus, les feux, la direction et d'autres systèmes critiques. Une fois l'inspection terminée, les conducteurs remplissent un formulaire DVIR, documentant les problèmes éventuels et indiquant si des réparations sont nécessaires.
Ce processus d'inspection est mandaté par des réglementations gouvernementales, telles que le Administration fédérale de la sécurité des transports routiers (FMCSA)Les procédures DVIR permettent d'éviter les accidents causés par des dysfonctionnements des véhicules. En adhérant aux procédures DVIR, les entreprises de transport peuvent maintenir une flotte plus sûre, réduire les responsabilités potentielles et garantir la conformité aux exigences légales.
Les systèmes DVIR traditionnels présentent plusieurs défis qui peuvent avoir un impact sur les opérations et la sécurité de la flotte. Le processus DVIR peut prendre beaucoup de temps. Le temps, c'est de l'argent, et le fait que les employés perdent du temps à remplir des formulaires et à rédiger des documents entraîne une perte de productivité pour votre entreprise. L'impression, la livraison, le remplissage manuel, le retour, le catalogage, le stockage et la production de rapports sur papier prennent du temps. C'est beaucoup de temps qui pourrait être mieux utilisé.
L'enregistrement des résultats d'inspection sur papier nécessite la saisie manuelle des données, ce qui peut entraîner des erreurs potentielles et donc des rapports inexacts ou incomplets. En outre, les rapports papier doivent être collectés, examinés et traités physiquement, ce qui retarde l'identification et la résolution des défauts critiques des véhicules. Les gestionnaires de flotte ont besoin d'une visibilité en temps réel de l'état des véhicules pour maximiser leur productivité.
La gestion et le stockage des dossiers DVIR sur papier peuvent être lourds et désorganisés. La récupération des données historiques à des fins de conformité ou d'analyse peut prendre beaucoup de temps et être sujette à des erreurs. L'analyse des tendances et l'identification des problèmes récurrents au sein d'une flotte sont essentielles pour une planification proactive de la maintenance afin de réduire les coûts globaux de maintenance et d'améliorer les performances globales de la flotte.
Il peut être difficile de s'assurer que les conducteurs remplissent toujours les rapports DVIR papier à temps et avec précision. Le non-respect des exigences d'inspection peut entraîner des problèmes réglementaires et des pénalités. Et pour les entreprises ayant plusieurs sites ou une flotte géographiquement dispersée, la collecte et la consolidation des rapports DVIR sur papier est encore plus difficile.
Si vous utilisez encore du papier pour vos rapports de contrôle technique, vous dépensez et risquez beaucoup. Selon un rapport de Datamyeque l'entreprise américaine moyenne dépense :
En plus de cela, Amendes de la FMCSA pour non-respect de la réglementation DVIR peuvent inclure
Heureusement, il existe un moyen beaucoup plus efficace de économiser de l'argent, rester conforme et simplifier les processus de rapport d'inspection.
Les formulaires électroniques DVIR sont de loin le moyen le plus simple, le plus propre et le plus efficace de garantir la conformité de votre flotte tout en minimisant les coûts de main-d'œuvre et de matériel. Et grâce au Guerrier de campagne app, notre solution DVIR numérique fournit un flux de travail de maintenance transparent qui simplifie les inspections, améliore la conformité et réduit le risque d'amendes.
Les DVIR électroniques améliorent l'efficacité en rationalisant l'ensemble du processus d'inspection. Avec l'outil DVIR de Field Warrior, les conducteurs n'ont qu'à lancer l'application sur leur smartphone ou leur tablette et à suivre la liste de contrôle de l'inspection avant le départ. La conception intuitive et riche en fonctionnalités guide le conducteur tout au long du processus, ce qui permet aux conducteurs et au personnel administratif de gagner un temps précieux tout en facilitant l'entretien proactif des véhicules, en renforçant la sensibilisation à la sécurité et en minimisant les temps d'arrêt.
Notre outil DVIR offre plusieurs fonctions supplémentaires qui permettent de gagner du temps, notamment la possibilité d'ajouter des images avec des notes et de sauvegarder l'inspection pour référence ultérieure. Cette fonction, en particulier, peut faire gagner beaucoup de temps à votre équipe en lui évitant d'avoir à ressaisir les données d'inspection pour chaque nouvelle inspection. Il suffit d'ouvrir une inspection précédente et de mettre à jour les champs pertinents. Les gestionnaires de flotte peuvent également personnaliser les critères d'inspection pour les différents véhicules de la flotte, ce qui permet à votre équipe de maximiser son temps d'inspection en ne remplissant que les champs relatifs à ce véhicule particulier.
Grâce à notre outil DVIR, vous pouvez améliorer la sensibilisation de votre équipe à la sécurité. En voyant toutes les zones d'inspection du véhicule en un seul endroit, les conducteurs ont une compréhension plus complète de leurs véhicules et des zones à problèmes. Avec une approche plus holistique de l'entretien des véhicules, vous pouvez identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent un problème, prévenant ainsi les accidents et gardant votre véhicule sur la route et hors de l'atelier. Avec Field Warrior, vous pouvez réduire les risques et reprendre vos activités plus rapidement.
La FMCSA exige que les copies originales des rapports d'inspection du conducteur et des certifications de réparation associées soient conservées pendant au moins trois mois. Le format papier peut rapidement devenir encombrant. Les solutions numériques améliorent la tenue des dossiers et la conformité en facilitant la récupération des rapports d'inspection et en s'intégrant de manière transparente aux systèmes de gestion de flotte pour automatiser les flux de travail et rationaliser les processus de maintenance.
La solution DVIR de Field Warrior stocke chaque rapport d'inspection pour que vous puissiez y accéder à tout moment. Les conducteurs peuvent également consulter les informations les plus récentes à partir de leur application de rapport d'inspection et vérifier leurs données DVIR par rapport aux données d'inspection routière du Department of Transportation (DOT). Les DVIR électroniques permettent aux gestionnaires de trouver les enregistrements manquants et de corriger les divergences d'une inspection du DOT, évitant ainsi les erreurs et les pénalités ou amendes.
Que vous contrôliez un parc de véhicules de tourisme, de camions commerciaux ou d'équipements lourds, il n'a jamais été aussi simple de respecter les réglementations fédérales.
Les DVIR électroniques sont nettement plus rentables. En remplaçant les formulaires papier par des solutions numériques, les entreprises peuvent économiser les coûts associés au papier, à l'encre et à la main-d'œuvre nécessaires à l'impression et au stockage des formulaires physiques. De plus, les DVIR numériques éliminent le besoin de solutions de stockage de documents coûteuses. Les dispositifs de stockage électronique de grande capacité sont de moins en moins chers et ne nécessitent que très peu d'espace physique.
L'établissement de rapports en temps réel est un autre avantage clé des DVIR électroniques. Contrairement aux systèmes sur papier, où les formulaires doivent être collectés et traités manuellement, les DVIR numériques permettent une transmission immédiate des données d'inspection. Les gestionnaires de flotte et les équipes de maintenance peuvent ainsi prendre rapidement des décisions cruciales en matière de sécurité.
Les défauts signalés dans l'outil DVIR de Field Warrior sont automatiquement enregistrés et stockés dans la base de données IntelliHub, notre portail de gestion de flotte en temps réel. La gestion et le suivi des réparations sont ainsi plus rapides et plus faciles que jamais. Des alertes automatisées vous permettent, ainsi qu'à votre personnel de maintenance, de savoir quand les conducteurs signalent des problèmes lors des inspections avant et après le voyage. Et lorsqu'un défaut est résolu, votre conducteur est invité à le confirmer lors de la prochaine inspection du véhicule. Ce flux de résolution transparent garantit que vos véhicules sont non seulement réparés, mais aussi qu'ils le sont en temps voulu.
L'outil DVIR numérique de Field Warrior vous permet de consacrer plus de temps aux choses importantes et d'améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle de votre flotte.
Le processus traditionnel du formulaire DVIR sur papier crée des défis. La solution DVIR numérique de Field Warrior est conçue spécifiquement pour les relever. Gagnez du temps, prévenez les pannes, réduisez les tâches administratives et libérez le plein potentiel de votre flotte avec une solution DVIR numérique.
Les outils DVIR numériques rationalisent le processus d'inspection et permettent aux conducteurs et au personnel administratif de gagner du temps. Ils permettent des alertes immédiates en cas de défaut, un enregistrement sans papier et des notifications instantanées pour les responsables et les techniciens de réparation, ce qui accélère la résolution des problèmes et la prévention des pannes.
En remplaçant les formulaires papier par des DVIR numériques, les entreprises économisent sur les coûts liés au papier, à l'encre et à la main d'œuvre. En outre, les DVIR numériques éliminent le besoin de solutions de stockage d'enregistrements coûteuses, ce qui se traduit par des économies significatives pour les opérations de maintenance du parc automobile.
Les rapports en temps réel permettent une transmission immédiate des données d'inspection, ce qui permet aux gestionnaires de flotte de prendre rapidement des décisions critiques en matière de sécurité. Contrairement aux systèmes sur papier, les DVIR numériques éliminent la collecte et le traitement manuels des formulaires, ce qui améliore les processus de prise de décision.
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