Los registros en papel están frenando su negocio. Si sus conductores siguen rellenando un informe de inspección técnica de vehículos a mano, podría estar gastando miles al año sólo en papel. Por no mencionar, incluso un solo informe de inspección de vehículos comerciales incorrecto podría aterrizar con hasta un $14,960 fino. Pero hay una forma mejor.
En este artículo analizaremos los inconvenientes de confiar en un sistema en papel y las ventajas de digitalizar las inspecciones previas y posteriores al viaje.
Vamos a sumergirnos.
A Informe de inspección técnica de vehículos (DVIR) es un informe diario que los conductores tienen que rellenar para los vehículos de motor comerciales. Esto incluye una inspección previa y posterior al viaje que se completa antes y después del turno del conductor.
El objetivo del DVIR es garantizar la seguridad y la aptitud para la circulación del vehículo. Las inspecciones suelen incluir componentes esenciales como frenos, neumáticos, luces, dirección y otros sistemas críticos. Después de completar la inspección, los conductores rellenan un formulario DVIR, documentando cualquier problema e indicando si se necesitan reparaciones.
Este proceso de inspección viene impuesto por normativas gubernamentales, como la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA)para evitar accidentes causados por el mal funcionamiento de los vehículos. Al seguir los procedimientos DVIR, las empresas de transporte pueden mantener una flota más segura, reducir posibles responsabilidades y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.
Los sistemas DVIR tradicionales presentan varios retos que pueden afectar a las operaciones y la seguridad de las flotas. El proceso DVIR puede llevar mucho tiempo. El tiempo es dinero, y la pérdida de tiempo de los empleados en formularios y documentación supone una pérdida de productividad para su empresa. Los informes en papel requieren tiempo para imprimir, entregar, rellenar manualmente, devolver, catalogar, almacenar e informar. Es mucho tiempo que podría emplearse mejor.
El registro de los resultados de las inspecciones en papel requiere la introducción manual de datos, lo que puede introducir errores potenciales que den lugar a informes inexactos o incompletos. Además, los informes en papel deben recogerse, revisarse y procesarse físicamente, lo que retrasa la identificación y resolución de defectos críticos en los vehículos. Los gestores de flotas necesitan conocer en tiempo real el estado de los vehículos para maximizar la productividad.
Gestionar y almacenar registros DVIR en papel puede resultar engorroso y desorganizado. La recuperación de datos históricos para fines de cumplimiento o análisis puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores. El análisis de tendencias y la identificación de problemas recurrentes en una flota son fundamentales para la planificación proactiva del mantenimiento con el fin de reducir los costes generales de mantenimiento y mejorar el rendimiento general de la flota.
Garantizar que los conductores cumplimenten sistemáticamente los informes DVIR en papel a tiempo y con precisión puede ser todo un reto. El incumplimiento de los requisitos de inspección puede dar lugar a problemas normativos y sanciones. Y para las empresas con múltiples ubicaciones o una flota dispersa geográficamente, la recopilación y consolidación de los informes DVIR en papel es aún más difícil.
Si sigue utilizando papel para el proceso de elaboración del informe de inspección técnica de vehículos, está gastando y arriesgando mucho. Según un informe de Datamyeque gasta una empresa estadounidense media:
Además de eso, Multas de la FMCSA por incumplimiento del reglamento DVIR puede incluir:
Afortunadamente, existe una forma mucho más eficaz de ahorrar dinero, cumplir la normativa y simplificar los procesos de los informes de inspección.
Los formularios DVIR electrónicos son, con diferencia, la forma más sencilla, limpia y eficaz de garantizar que su empresa de flotas cumple la normativa y, al mismo tiempo, minimiza los costes de mano de obra y material. Y a través del Guerrero de campo app, nuestra solución digital DVIR proporciona un flujo de trabajo de mantenimiento sin fisuras que simplifica las inspecciones, mejora el cumplimiento y reduce el riesgo de multas.
Los DVIR electrónicos mejoran la eficiencia al agilizar todo el proceso de inspección. Con la herramienta Field Warrior DVIR, los conductores solo tienen que iniciar la aplicación en su smartphone o tableta y seguir la lista de comprobación de la inspección previa al viaje. El diseño intuitivo y rico en funciones guía al conductor a lo largo de todo el proceso, ahorrando un tiempo valioso tanto a los conductores como al personal administrativo, al tiempo que facilita el mantenimiento proactivo de los vehículos, aumenta la concienciación sobre la seguridad y minimiza el tiempo de inactividad.
Nuestra herramienta DVIR incluye varias funciones adicionales que ahorran tiempo, como la posibilidad de añadir imágenes con notas y de guardar la inspección para futuras consultas. Esta función, en particular, puede ahorrar mucho tiempo a su equipo al no tener que volver a introducir los datos de inspección en cada nueva inspección. Basta con abrir una inspección anterior y actualizar los campos pertinentes. Los gestores de flotas también pueden personalizar los criterios de inspección para los diferentes vehículos de la flota, ayudando a su equipo a maximizar su tiempo de inspección al tener que rellenar únicamente los campos relevantes para ese vehículo en particular.
Con nuestra herramienta DVIR, puede mejorar la conciencia de seguridad de su equipo. Al ver todas las áreas de inspección del vehículo en un solo lugar, los conductores obtienen una comprensión más completa de sus vehículos y de las áreas problemáticas. Con un enfoque más holístico hacia el mantenimiento del vehículo, puede identificar posibles problemas antes de que se conviertan en un problema, evitando accidentes y manteniendo su vehículo en la carretera y fuera del taller. Con Field Warrior, puede reducir el riesgo y volver al negocio más rápidamente.
La FMCSA exige que las copias originales de los informes de inspección del conductor y las certificaciones de reparaciones asociadas se guarden durante al menos tres meses. Esto puede resultar abrumador en papel. Las soluciones digitales mejoran el mantenimiento de registros y el cumplimiento normativo al permitir una fácil recuperación de los informes de inspección y una perfecta integración con los sistemas de gestión de flotas para automatizar los flujos de trabajo y agilizar los procesos de mantenimiento.
La solución DVIR de Field Warrior almacena todos los informes de inspección para que pueda acceder a ellos en cualquier momento. Los conductores también pueden ver la información más reciente de su aplicación de informe de inspección y verificar sus datos DVIR contra los datos de inspección en carretera del Departamento de Transporte (DOT). Los DVIR electrónicos permiten a los gestores encontrar los registros que faltan y corregir las discrepancias de una inspección del DOT, previniendo errores y evitando sanciones o multas.
Tanto si inspecciona una flota de vehículos de pasajeros, camiones comerciales o maquinaria pesada, cumplir la normativa federal nunca ha sido tan sencillo.
Los DVIR electrónicos son mucho más rentables. Al sustituir los formularios en papel por soluciones digitales, las empresas pueden ahorrar los costes asociados al papel, la tinta y la mano de obra que implica la impresión y el almacenamiento de formularios físicos. Además, los DVIR digitales eliminan la necesidad de costosas soluciones de almacenamiento de registros. Los dispositivos de almacenamiento electrónico de alta capacidad son cada vez más baratos y requieren muy poco espacio físico.
Los informes en tiempo real son otra ventaja clave de los DVIR electrónicos. A diferencia de los sistemas basados en papel, en los que los formularios deben recogerse y procesarse manualmente, los DVIR digitales permiten la transmisión inmediata de los datos de inspección. Esto permite a los gestores de flotas y a los equipos de mantenimiento tomar rápidamente decisiones críticas en materia de seguridad.
Los defectos notificados en la herramienta DVIR de Field Warrior se registran y almacenan automáticamente en IntelliHub, nuestro portal de gestión de flotas en tiempo real. Esto hace que la gestión y el seguimiento de las reparaciones sean más rápidos y sencillos que nunca. Las alertas automáticas le permiten a usted y a su personal de mantenimiento saber cuándo los conductores señalan problemas durante las inspecciones previas y posteriores al viaje. Y cuando se resuelva un defecto, se pedirá al conductor que lo confirme durante la siguiente inspección del vehículo. Este flujo de trabajo de resolución sin interrupciones garantiza que sus vehículos no sólo se reparan, sino que se reparan a tiempo.
La herramienta digital DVIR de Field Warrior le proporciona más tiempo para las cosas que importan y mejora significativamente la eficiencia operativa de su flota.
El proceso tradicional del formulario DVIR en papel crea desafíos. La solución digital DVIR de Field Warrior está diseñada específicamente para resolverlos. Ahorre tiempo, evite averías, reduzca las tareas administrativas y libere todo el potencial de su flota con una solución DVIR digital.
Las herramientas digitales DVIR agilizan el proceso de inspección, ahorrando tiempo a los conductores y al personal administrativo. Permiten alertas inmediatas de defectos, registros sin papel y notificaciones instantáneas a los gestores y técnicos de reparación, lo que agiliza la resolución de problemas y la prevención de averías.
Al sustituir los formularios en papel por DVIR digitales, las empresas ahorran en costes asociados al papel, la tinta y la mano de obra. Además, los DVIR digitales eliminan la necesidad de costosas soluciones de almacenamiento de registros, lo que supone un importante ahorro de costes para las operaciones de mantenimiento de flotas.
Los informes en tiempo real permiten la transmisión inmediata de los datos de inspección, lo que permite a los gestores de flotas tomar rápidamente decisiones críticas en materia de seguridad. A diferencia de los sistemas basados en papel, los DVIR digitales eliminan la recopilación y el procesamiento manual de formularios, lo que mejora los procesos de toma de decisiones.
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